Entre les mariages des autres, les week-ends déjà pris et les obligations de chacun, trouver une date qui convient à toute la bande tient parfois du casse-tête. C'est pourtant la décision qui conditionne tout le reste.
Combien de temps avant le mariage ?
La plupart des groupes organisent l'EVG entre trois semaines et deux mois avant le mariage. C'est assez proche pour garder l'esprit de la fête, et assez loin pour laisser au futur marié le temps de récupérer et de finir les préparatifs.
Évitez le dernier week-end avant le mariage. La fatigue, les derniers réglages avec les prestataires et le stress de la dernière ligne droite gâchent souvent la journée, et un coup de soleil ou une nuit blanche se voient sur les photos du mariage. À l'inverse, un EVG organisé six mois avant perd un peu de son sens, sauf si le groupe ne peut vraiment pas se réunir à une autre période.
Quand commencer à organiser ?
Tout dépend de la formule choisie :
- Une journée sur place : deux mois suffisent en général.
- Un week-end avec hébergement : prévoyez trois à quatre mois.
- Un week-end en juin ou en septembre, ou un grand groupe : commencez six mois avant. Les maisons pouvant accueillir dix personnes ou plus partent très tôt.
Réservez en priorité ce qui est rare : l'hébergement, puis la sortie en mer, puis le restaurant du samedi soir. Le reste peut se décider plus tard.
Fixer la date sans froisser personne
Proposez trois dates possibles dans un sondage en ligne, et donnez une semaine pour répondre. Faites passer en premier les disponibilités du futur marié, puis celles du cercle le plus proche : les témoins, les amis d'enfance, la famille proche. Il est rare qu'une date convienne à tout le monde. Mieux vaut trancher vite que de laisser la discussion traîner pendant des semaines.
Une fois la date choisie, annoncez-la tout de suite avec une première estimation du budget. Chacun peut ainsi poser ses congés et s'organiser.
Quelle saison choisir en Provence ?
Mai, juin et septembre sont les meilleurs mois. Il fait beau et chaud sans excès, la mer est agréable dès la mi-juin, et l'affluence reste raisonnable. C'est aussi la période la plus demandée : réservez tôt.
Juillet et août fonctionnent, avec trois contraintes : une forte chaleur l'après-midi, des prix plus élevés et un accès aux massifs qui peut être fermé en cas de risque d'incendie. À Avignon, le festival de juillet remplit la ville et fait grimper les prix des logements : sauf si le théâtre fait partie du programme, choisissez une autre période.
D'octobre à avril, la Provence reste une bonne destination pour un programme en ville à Marseille, Aix ou Avignon, avec des ateliers, des dégustations et des activités en intérieur. Les prix baissent nettement. Les baignades et les sorties en mer deviennent en revanche aléatoires.
Pensez au mistral
Ce vent du nord peut souffler fort plusieurs jours de suite, à toute saison. Il suffit à faire annuler une sortie en bateau ou en kayak, même par grand soleil. Demandez toujours au prestataire ses conditions d'annulation, et prévoyez une activité de remplacement à terre.
Éviter les pièges du calendrier
Regardez le calendrier sportif avant de fixer la date. Un grand match le même soir peut vider la moitié du groupe, ou au contraire devenir l'événement de la soirée : si la bande est fan, un match de l'OM au Vélodrome peut être le point fort du week-end. Vérifiez le calendrier de la saison et la vente des places bien à l'avance.
Méfiez-vous aussi des week-ends de ponts, où les prix des logements et des transports s'envolent, et des vacances scolaires pour les amis qui ont des enfants. Enfin, si plusieurs membres du groupe viennent de loin, un départ le vendredi soir permet de profiter du samedi dès le matin.
Deux jours ou trois ?
Pour un EVG en Provence depuis Paris, Lyon ou Bordeaux, arriver le vendredi soir change tout : le samedi commence dès le matin, sans course pour attraper un train. Un dîner simple le vendredi, sans excès, et le groupe est au complet et en forme pour l'activité phare du samedi.